7. Grundlagen der Buchhaltung

• Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) sind immer zu doppelter Buchführung verpflichtet, unabhängig von ihrer Größe und Tätigkeit.
• Andere Unternehmen (Einzelunternehmen, Personengesellschaften) müssen ab einem Umsatz von EUR 700.000 in zwei aufeinanderfolgenden Jahren (oder ab EUR 1.000.000 bereits nach einem Jahr) doppelte Buchhaltung führen. Liegt der Umsatz darunter, dürfen sie auch lediglich eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen.
• Einzelunternehmen, die ins Firmenbuch eingetragen sind, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet.
• Freie Berufe (laut Einkommenssteuerrichtlinie Rechtsanwälte, Notarinnen, Ärzte, Steuerberaterinnen, Journalisten, Architektinnen, usw.) dürfen immer die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen, unabhängig von der Höhe ihrer Umsätze.
• Bei Land- und Forstwirtschaften bildet der Einheitswert der Grundstücke die steuerliche Grundlage (wobei der Einheitswert meist deutlich unter dem Verkaufswert liegt). Bei einem Einheitswert unter EUR 150.000 können sie sich voll- oder teilpauschalisieren lassen, dann wird der Gewinn geschätzt oder zum Teil per Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt. Ab einem Einheitswert von EUR 150.000 oder einem Jahresumsatz über EUR 550.000 müssen auch land- und forstwirtschaftliche Betriebe die doppelte Buchführung halten.
• Bei Einkünften aus Vermietung und Verpachtung oder aus Kapitalvermögen reicht die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.

• Wareneingangsbuch
• Erfassung der Betriebseinnahmen (z.B. Einnahmen durch Verkauf, Dienstleistungen, Zinsen)
• Erfassung der Betriebsausgaben (z.B. Personalkosten, Einkäufe, Abschreibungen)
• Erfassung der Investitionen (Anlagenverzeichnis)
• Lohnkonten der Mitarbeitenden
• Fahrtenbuch (eventuell: zwecks Nachweis des richtig bemessenen Selbstbehaltes)
• Die im Ausland verbrachten Lieferungen und Leistungen
• Umsatzsteuer-Aufzeichnung (nach Steuersätzen getrennt)
• Empfangende von Werbezusendungen
• Dokumentation aller Sachverhalte, die "privatnahe" sind (Arbeitsräume, Telefonkosten etc.)

Eine genaue, detaillierte Sammlung von Daten und Unterlagen (Vermerke auf Belegen, Zusatzunterlagen etc.) kann hilfreich sein, da das Finanzamt möglicherweise erst Jahre später die gesamten Aufzeichnungen überprüft. 

Das Finanzamt muss rasch und lückenlos von jedem in der Einkommensteuererklärung angegebenen Betrag auf die dahinter stehenden Belege kommen können. Die Dokumentation der Einnahmen und Ausgaben muss so geführt sein, dass die Entscheidung, eine bestimmte Ausgabe sei eine betriebsnotwendige Ausgabe gewesen, von der Finanz nachvollzogen werden kann. 

Die Belege müssen "eingetragen" werden und zwar in der zeitlich richtigen Reihenfolge, vollständig und zeitgerecht. Die Aufzeichnungsform nennt sich "Einnahmen-Ausgaben-Journal", die Bearbeitung wird üblicherweise in einem Buchhaltungsprogramm durchgeführt. 
 

Bankkonto
Ein Bankkonto ist notwendig, denn oft zahlen Kundinnen und Kunden mittels Überweisung, oder man selbst möchte auch das Zahlungsziel der Liefernden nutzen und einfach überweisen. Es kann sich laut Finanzamt ohne weiteres um ein gemischtes Bankkonto handeln, auf dem sowohl private als auch geschäftliche Bankbewegungen geführt werden, doch ist eine getrennte Bankkontenführung schon wegen der besseren Übersicht für die Unternehmenden und das Finanzamt zu empfehlen.
 

Wareneingangsbuch
Gewerbliche Unternehmende sind verpflichtet,  für steuerliche Zwecke ein Wareneingangsbuch zu führen. Darin sind alle Waren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Zutaten zu erfassen, die erworben werden, um sie entweder weiter zu verkaufen oder zu verarbeiten.
 

• Autos: 8 Jahre
• Computer: 3 Jahre
• Büromöbel: 8 Jahre
• Büromaschinen: 5 Jahre
• Werkmaschinen: 5 bis 10 Jahre (je nach Betrieb und Nutzungsart)

Abb. 3: Firmenautos werden über 8 Jahre abgeschrieben.